Checklist do dia do evento: o que levar, postura e pontualidade

Um evento bem trabalhado começa na véspera. Quem chega no horário, com tudo na bolsa e o briefing na cabeça, trabalha mais tranquilo e passa segurança para o público e para a coordenação.

Este checklist vale para recepcionistas, promotoras, promotores e cerimonial. Salve no celular e confira antes de cada trabalho.

Na véspera

• Releia o briefing: endereço, horário de chegada, função, nome do contato no local e regras de uniforme.
• Planeje o trajeto com folga. Confira trânsito, transporte público e, se for de carro, onde estacionar.
• Separe o uniforme ou a roupa pedida e confira se está limpa, passada e completa.
• Teste o sapato. Ele precisa aguentar horas em pé.
• Carregue o celular e a bateria externa.
• Descubra a quem avisar se houver imprevisto no caminho.
• Durma bem. Turno de evento costuma ser longo.

O que levar na bolsa

• Documento com foto.
• Celular carregado, carregador e bateria externa.
• Garrafinha de água e um lanche leve, se o local permitir.
• Kit de cabelo: elásticos, grampos, pente ou escova pequena.
• Itens para retocar a maquiagem.
• Meia-calça reserva, se o uniforme pedir.
• Lenço de papel, absorvente e os seus remédios de uso pessoal.
• Desodorante e bala de menta.
• Caneta.
• Um calçado confortável para o trajeto, se o do uniforme tiver salto.

Apresentação

• Uniforme limpo, passado e completo, do jeito que o briefing descreve.
• Cabelo preso ou arrumado conforme a orientação.
• Maquiagem leve, a não ser que o evento peça outra coisa.
• Barba feita ou aparada, conforme o briefing.
• Unhas limpas e discretas.
• Perfume suave ou nenhum: você vai ficar perto de muita gente.
• Acessórios discretos e crachá sempre visível, quando houver.

Pontualidade

Chegue antes do horário de início, não em cima da hora. A antecedência certa é a que a coordenação de cada evento pede: siga o briefing.

Esse tempo serve para vestir o uniforme, conhecer o posto, testar o equipamento e receber as últimas instruções. Quem chega correndo começa o turno sem saber onde fica o banheiro, a saída de emergência ou a sala da palestra principal.

Se algo der errado no caminho, avise a coordenação na hora, com uma previsão real de chegada. Avisar cedo permite reorganizar a equipe. Avisar tarde, não.

Conduta com o público

• Cumprimente olhando nos olhos, com um sorriso.
• Escute a pergunta inteira antes de responder.
• Não sabe a resposta? Diga que vai confirmar e volte com a informação.
• Trate todo mundo do mesmo jeito: convidado especial, fornecedor, criança, idoso.
• Mantenha a calma com quem estiver irritado. Ouça, ofereça o que estiver ao seu alcance e chame a coordenação se precisar.
• Não discuta, não ironize e não comente o evento com o público.
• Ofereça ajuda a pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida, e pergunte como prefere ser ajudada antes de agir.

Conduta com o cliente e a coordenação

• Siga o briefing. Troca de posto ou de função só com orientação da coordenação.
• Pergunte antes de improvisar.
• O que se fala nos bastidores fica nos bastidores.
• Não publique fotos nem informações do evento sem autorização.
• Faça intervalos e refeições nos horários combinados, em revezamento, para o posto não ficar vazio.
• Celular guardado durante o atendimento, a não ser que faça parte do trabalho.
• Pedido fora do combinado, de quem quer que seja, passa antes pela coordenação.

Postura em pé por horas

• Peso distribuído nas duas pernas.
• Mãos à frente do corpo ou ao lado, nunca no bolso e sem braços cruzados.
• Nada de se apoiar em paredes, balcões ou no estande.
• Beba água nos intervalos.
• Alterne o apoio dos pés com discrição para descansar.

No fim do turno

• Saia só depois de ser liberada ou liberado pela coordenação.
• Devolva crachá, rádio, tablet e qualquer material do evento.
• Deixe o posto organizado.
• Passe à coordenação um retorno curto sobre o que aconteceu no seu posto.

Para aprofundar

Se você está começando, leia como ser recepcionista de eventos e o guia sobre promotora e promotor de eventos. Eles explicam o que cada função faz e como se preparar para ela.

Faça parte do casting

Ainda não faz parte do casting da 4Even? Faça o pré-cadastro em Trabalhe Conosco. Já faz? Revise a ficha e as fotos na Minha área e mantenha tudo atualizado para estar pronta ou pronto quando surgir o próximo evento.